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泉州工艺美术职业学院学生档案管理规定
  2017-05-14    阅读:

泉州工艺美术职业学院学生档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强学生档案管理工作,使学生档案管理工作规范化、制度化,更好地为人才培养服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、及相关法律法规,结合我院实际,制订本规定。

第二条 学生档案是指学校在学生教育、管理活动中形成的,记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。

第二章 工作职责

第三条 各系(部)职责

各系、部负责建立和管理学生档案。各系、部党总支书记为学生档案管理工作的第一责任人,明确指定学生档案管理人员,具体负责新生档案的建立、日常归档材料的收集、整理和档案移交工作。

第四条 相关职能部门职责

相关职能部门负责向系、部提供学生档案的归档材料。

招生与就业处:新生的考生档案

学生处:学生奖惩材料

教务处:学籍卡片

第三章 归档范围和要求

第五条 学生档案的归档范围:

1.新生入学资料:

(1)考生档案

(2)录取通知书

(3)入学登记表

(4)入学体检表

2.学生教育管理的过程资料:

(1)学生诚信档案

(2)学生奖惩材料

(3)学生入党(团)组织材料

(4)学生素质教育学分学分认证表

3.学生学习的过程资料:

(1)学籍卡片

(2)校外实操教学鉴定表

4.学生毕业资料:

(1)毕业生登记表

(2)毕业体检表

第六条 档案材料的归档要求

(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实;文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期;凡规定由组织审查盖章的,必须有组织盖章。

(二)档案材料须用纸张为16K或A4型的公文用纸,填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

(三)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

(四)归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放。特别是同班同名者要认真核查以免错装。

第四章 档案的转递

第七条 每年新生入学后,考生档案到校后,由招就处负责签收、整理,并把已到校报到学生的考生档案分发到各系(部),对未报到学生的考生档案造册、寄回原就读中学。

第八条 学生在校就读期间,若发生转专业或转学等学籍异动,应及时将档案转给学生转入系(部)或转入学校。

第九条 每年7月1日前,各系(部)将应届毕业生的学生档案按归案范围和要求,进行收集、整理后封装。学生毕业三年以内,学生档案由各系(部)管理,学生可凭用人单位提档函提取本人档案;三年后,对未提取的学生档案,由各系(部)造册移交给学院档案室保管。

第五章 附则

第十条 本规定自公布之日起施行。